Comment gérer un projet communication?


Gérer un projet communication n’est pas toujours simple. Il peut nécessiter beaucoup d’intervenants et d'étapes se chevauchant. Personnellement, j’adore ça, mais je dois avouer qu’en tant que chef de projet je peux passer par des phases quasi-extatiques ou proche de la dépression.

Je vous propose un petit guide pour vous assurer que vous allez dans la bonne direction. Que votre projet soit compliqué (monter un catalogue produits, en changeant de langue, en incluant des pubs, avec un nouveau design…) ou tout simple, comme faire un nouveau flyer, voici 4 points à survoler pour être sûr de tout maitriser dans les temps.

1 - Les intervenants

Selon vos projets, une même personne peut assurer tous les rôles (félicitations et bon courage 😊). Dans tous les cas, il faut s’assurer que chaque tâche est bien dévolue à quelqu’un.

a - Le chef de projet ou le coordinateur

chef de projet communication
 

Le chef de projet est celui qui va gérer le planning et s’assurer que toutes les parties prenantes vont avoir ce dont elles ont besoin pour travailler. Et bien sûr, qu’elle vont livrer leur part dans les temps.
C’est lui qui centralise les informations pour éviter tout doublon ou redondance. Il est parfois celui qui valide les différentes étapes, ou parfois doit aller chercher la validation.

Par exemple certains textes techniques ou commerciaux doivent nécessiter l’aval d’un expert ou d’un responsable pour pouvoir être diffusé.

Et si je n’en ai pas ? Quelques exemples

Nota bene: ces exemples sont véridiques, bien que j’ai changé le nom des personnages et des produits.

Julie a fait des textes super et a tout mis en page sur Word. Plutôt heureuse de cette bonne journée de travail, elle décide de les envoyer au graphiste. Celui-ci lui répond gentiment que déjà trois de ses collègues ont envoyés des textes. De plus, il parait que Marc, le chef du marketing voudrait changer le format du support et le transformer en e-book.

--- Le projet ne sera pas poursuivi, on ne sait même plus qui a travaillé sur quoi, bien que plusieurs réunions ai étés tenues dans les différents départements et que des dizaines de mails aient été échangés.

Marc du marketing discute avec Christine, des ventes :

‘- Pour la campagne de lancement des nouveaux cours à distance, on a fait un travail de fou. On a fait une nouvelle page web avec un super visuel qui annonce ‘Courso-disto’, un apprentissage révolutionnaire’ et nous avons l’avons liée à des facebook Adds.

‘-C’est pas vrai, vous êtes une bande de ***** ou quoi, les gars ? On vient de faire imprimer 10 000 tracts pour la promotion de ces cours, ‘Remote & Learn’, apprenez dans votre fauteuil’

--- Un même produit avec deux noms différents et deux visuels différents: ça n’a pas marché, les clients étaient complètement perdus avant même l’achat.

b - Les rédacteurs et fournisseurs de contenu

redacteur
 

Que ces derniers soient éditorialistes, marketeurs ou experts techniques, les premiers contenus n’ont pas besoin d’une mise en page particulière. L’important à cette étape est le fond, non la forme. Les contenus doivent être pertinents, de qualité et être alignés avec la stratégie de communication. Il arrive pour certains projets comme la création d’un magasine ou d’un catalogue que plus d’une dizaines d’intervenants soient nécessaires à ce stade.
Dans les projets plus simples (création d’une suite de postes réseaux sociaux, ou d’articles web) il est toujours bon d’avoir une quelqu'un qui va relire les contenus avec un œil extérieur.

Et si je n’en ai pas ? quelques exemples
Ici même pas besoin d’exemple: il suffit d’erreurs de typo, de bêtises techniques ou de phrasé pour ruiner complétement une image de marque. Les erreurs les plus graves peuvent avoir des conséquences légales dans certains secteurs d’industrie.

c - Prestataires: imprimeurs, graphistes…

imprimeur

Beaucoup de projets passent en partie par l’intervention de prestataires externes. Dans ces cas-là, assurez-vous concrètement de ce dont ils vont avoir besoin pour travailler (temps de création, format de fichiers, etc…) et ce que vous pouvez attendre à recevoir. Deux lignes dans un email ou trois minutes au téléphone peuvent éviter d’énormes déconvenues.

Et si je ne vérifie pas ? Exemples de déconvenues:

J’ai enfin un super design pour ma plaquette de présentation, et je dois l’imprimer pour mon stand dans une semaine. Au moment d’envoyer mon fichier à l’imprimeur, il m’annonce que je suis dans sa liste prioritaire et que je pourrais recevoir les plaquettes imprimées dans dix jours…

! Le salon sera terminé !

J’ai demandé à un expert UX de faire une maquette pour mon site. Il me la présente en réunion et j’adore, ce sera magnifique.

Il m’envoie une capture d’écran, c’est son livrable.

--- Je ne peux rien faire d’efficace avec ça, je vais devoir tout faire designer pour le web.

d - Validateurs

Que ce soit pour des étapes intermédiaires ou pour la validation finale, il faut bien avoir identifié le ou les responsables de validation. Sans cela, deux risques :

  1. Le projet n’avance plus, on n’ose pas aller à l’étape suivante
  2. Un désastre potentiel si on publie un contenu erroné sans que personne ne l’ai validé.

Et si je n’identifie pas de validateur? Exemples:

Fara est responsable de l’envoi des newsletters quotidiennes que reçoivent les participants du congrès ‘les sciences de l’innovation’.
Elle a récupéré dans l’après-midi les contenus de trois journalistes dédiés à l’événements, des superbes photos et des postes réseaux sociaux. Elle a tout donné et enfin, tard dans la soirée, sa newsletter est prête à être envoyée.
Mais pas de signe de sa responsable. C’est pas grave, elle envoie.

Le lendemain c’est la révolution. Elle apprend qu’un des journalistes a fait un article sur un brevet qui devait rester encore confidentiel encore plusieurs jours.
Résultat: les informations sont diffusées, les actions de la société ont fait du yoyo pendant la nuit et le détenteur du brevet menace de faire un procès. Fara va passer un sale moment…

Je l’avoue, cet exemple-là est très dramatisé, mais j’ai déjà rencontré des cas proches en travaillant pour un congrès de cardiologie.

2 - Les contenus

Quand on parle d’un projet communication, cela veut (normalement) dire que nous avons déjà établi la stratégie et l’identité visuelle.
Les contenus dont on parle ici sont les textes et images qui vont concrètement se retrouver dans votre site, votre plaquette… selon votre projet.

Comme dit précédemment, ils ne sont pas écrits au hasard mais chaque spécialiste a sa part – expertise technique pour les textes pointus, marketeurs et commerciaux pour les messages de vente, rédacteurs pour les textes nécessitant une bonne fluidité de langage.
De plus, que ce soit en terme de structure ou de contenu éditorial, il ne faut pas perdre de vue l’objectif de votre contenu (informatif, promotionnel, fidélisation…).

Pour cela il faut être capable de relier les différents spécialistes pour un contenu cohérent, digeste et adapté à l’audience.

3 - Intégration précoce des outils de mesure d’impact.

Il arrive parfois qu’on ait envie de savoir si notre nouvelle bannière ou notre nouveau visuel intégrant un QR code a eu un impact direct sur le comportement utilisateur.
Pour cela, il faut penser à intégrer des outils de mesure pendant l’implémentation du projet.

Dans le cas de nos deux exemples, il suffira d’ajouter un petit ‘tracking’ sur l’url de destination de la bannière ou du QR code, que vous pourrez analyser directement dans vos outils de trafic (Google Analytics entre autre)
Dans certains cas, si vous avez besoin de faire des campagnes d’email et de savoir si ceux-ci sont lus et cliqués, alors pensez à utiliser un gestionnaire de mailing (Sendinblue, mailchimp, Adestra…) au lieu de votre boite mail classique.

Un track, c’est quoi? Exemple

Pour le trafic web, c’est ce que vous allez retrouver à la fin des urls dans les newsletters, les bannières web, etc...
monentreprise.fr/ma-landing-page?hit=newsletter
monentreprise.fr/ma-landing-page?hit=bannière-partenaire1
monentreprise.fr/ma-landing-page?hit=qrcode
monentreprise.fr/ma-landing-page?hit=mail-annonce1

Sur Analytics, quand vous souhaiterez connaitre le trafic sur la page ‘ma-landing page’ vous aurez:
PageVisits
monentreprise.fr/ma-landing-page3000
monentreprise.fr/ma-landing-page?hit=newsletter1540
.monentreprise.fr/ma-landing-page?hit=mail-annonce1430
monentreprise.fr/ma-landing-page?hit=bannière-partenaire1216
monentreprise.fr/ma-landing-page?hit=qrcode25
Cela vous permettra de voir d’un seul coup d’œil l’impact de chaque communication sur l’accès direct à votre landing page.

4 - Outils de partages et de planning

Parfois une conversation email suffit. Parfois vous aurez besoin de partager des fichiers, connaitre des statuts de production ou archiver des décisions.

Dans ces cas-là, une conversation email peut s’avérer carrément horrible: des destinataires s’ajoutent et disparaissent, il faut relire tout l’historique d’une conversation pour comprendre les tenants et aboutissants…
Au final, plusieurs versions d’un même fichier vont circuler chez tout le monde et vous n’y retrouverez plus vos petits.

Un bon chef de projet a des outils adaptés pour savoir en temps réel le statut d’avancement, diffuser les informations aux bons interlocuteurs et être sûr que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

En terme d’outils en ligne, permettant des partages, des assignations, des commentaires et des mises en place de milestones, mes deux préférés sont Trello et Smartsheet.

A bientôt pour un prochain article,
Cécile

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